Loi 25 : les bases pour les créateurs qui recueillent des courriels

La Loi 25 est la législation québécoise modernisée sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé. Si vous recueillez des courriels ou d'autres renseignements auprès de personnes au Québec, les principes généraux sont les suivants : être transparent sur ce que vous recueillez et pourquoi, obtenir un consentement approprié, protéger les données et répondre aux demandes des gens. Ceci est de l'information générale, pas un avis juridique.

Si vous tenez une infolettre, un formulaire de réservation ou un concours, vous manipulez des renseignements personnels. Quelques habitudes claires aident à respecter votre public et à réduire les risques.

Un avertissement important

Ce texte est de l'information générale à visée éducative. Il ne couvre pas toutes les situations et ne constitue pas un avis juridique. Les règles sur la vie privée et les pourriels s'appliquent différemment selon qui vous êtes, ce que vous recueillez et où habite votre public. Vérifiez auprès de sources officielles, comme l'organisme québécois de surveillance en matière de vie privée, ou d'un professionnel qualifié pour votre cas.

Ce qui compte comme renseignement personnel

Un renseignement personnel est toute information qui permet d'identifier une personne. Pour un créateur, cela inclut souvent :

• les noms et adresses courriel ;
• les numéros de téléphone et adresses postales ;
• les messages reçus et les détails de réservation ;
• les photos et vidéos de personnes identifiables ;
• les statistiques de site ou de courriels liées à des individus.

Les grands principes en langage clair

Soyez transparent

Dites aux gens ce que vous recueillez, pourquoi, comment vous l'utiliserez et avec qui vous le partagerez. Une politique de confidentialité lisible, facile à trouver sur votre site, est un bon point de départ.

Obtenez un consentement éclairé

Les gens doivent comprendre ce à quoi ils consentent. Évitez les cases cochées d'avance et les formulations enfouies. Demandez séparément pour chaque usage : s'abonner à une infolettre n'équivaut pas à accepter que ses données soient transmises à des commanditaires.

Recueillez seulement le nécessaire

Si une adresse courriel suffit pour envoyer une infolettre, ne demandez pas aussi la date de naissance et le numéro de téléphone. Moins de données, c'est moins de risques.

Protégez les données

Utilisez des mots de passe robustes et l'authentification à deux facteurs sur votre plateforme de courriels et vos outils. Limitez les personnes qui y ont accès. Soyez prudent avec les chiffriers et les exportations qui contiennent vos listes d'abonnés.

Sachez où vont les données

Les services de courriel, les formulaires et les outils d'IA peuvent conserver des données à l'extérieur du Québec. Lisez les conditions des services que vous utilisez et comprenez ce qu'il advient de l'information que vous leur confiez.

Désignez une personne-ressource

On s'attend à ce que les organisations désignent une personne responsable de la protection des renseignements personnels. Pour un créateur indépendant, c'est généralement vous. Indiquez une adresse de contact dans votre politique de confidentialité pour que l'on puisse poser des questions ou présenter une demande.

Soyez prêt pour les demandes et les incidents

Des personnes peuvent vouloir savoir ce que vous détenez à leur sujet, demander une correction ou exiger que vous cessiez d'utiliser leurs données. Prévoyez une marche à suivre simple. Si des renseignements sont perdus ou exposés, des obligations de déclaration peuvent s'appliquer ; demandez rapidement l'avis d'un professionnel.

Une liste de vérification pour votre liste de courriels

• Un formulaire d'inscription qui dit clairement ce que les gens recevront et à quelle fréquence.
• Une case de consentement non cochée ou une action claire, avec un lien vers votre politique de confidentialité.
• Un courriel de confirmation ou de bienvenue.
• Un lien de désabonnement fonctionnel dans chaque message.
• Une trace du moment et de la façon dont chaque personne s'est inscrite.
• Une habitude de ménage : retirer les contacts inactifs ou désabonnés selon votre politique.
• La liste des outils qui touchent aux données de vos abonnés.

N'oubliez pas les règles anti-pourriel

Le Canada a aussi une loi anti-pourriel qui encadre les messages électroniques commerciaux, notamment le consentement et le désabonnement. Elle s'ajoute aux lois sur la vie privée. Apprenez-en les bases et consultez les indications officielles.

Utiliser des outils d'IA avec des données d'abonnés

Soyez prudent avant de coller une liste d'abonnés ou des messages privés dans un outil d'IA. Lisez d'abord sa politique sur les données. Dans la mesure du possible, retirez les noms et détails inutiles avant de l'utiliser.

Concours, tirages et commanditaires

Si vous recueillez des inscriptions ou transmettez des pistes à un partenaire, dites-le clairement dans les règlements et obtenez un consentement pour chaque usage. Les concours peuvent avoir leurs propres exigences légales ; demandez conseil avant d'en lancer un.

Commencez simplement

Inutile d'avoir un système parfait dès le premier jour. Rédigez une politique de confidentialité claire, choisissez un fournisseur de courriels réputé, ne recueillez que le nécessaire, respectez les désabonnements et gardez des traces. Revoyez ensuite vos pratiques tous les quelques mois.

Continuer d'apprendre

Le Collège Unica offre des programmes en ligne, dont le programme A.E.C. en IA appliquée. Consultez la page du programme pour les détails à jour. Les étudiants à temps plein bénéficient de l'incubation Unica, incluse avec leur programme à temps plein (6 à 12 mois en ligne, 12 à 20 mois sur le campus), sans valeur monétaire et non transférable.

Questions fréquentes

Qu'est-ce que la Loi 25 ?

C'est la loi québécoise qui a modernisé les règles de protection des renseignements personnels dans le secteur privé. Elle touche la façon de recueillir, d'utiliser, de conserver et de communiquer des données.

La Loi 25 s'applique-t-elle à moi, créateur indépendant ?

Peut-être, selon vos activités et les personnes dont vous recueillez les renseignements. Demandez conseil à un professionnel qualifié pour votre situation.

Une adresse courriel est-elle un renseignement personnel ?

En général oui : une adresse qui permet d'identifier une personne est considérée comme un renseignement personnel.

Ceci est-il un avis juridique ?

Non. Cet article donne de l'information générale seulement. Consultez un avocat ou l'autorité compétente pour votre cas.

Passez à l'étape suivante

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